・残業が減らない！
・自分の時間が作れない！
・業務に追われてしんどい！
こんな悩みを解決できる記事を用意しました。
この記事では、日々多くの
業務量をこなすセラピストが
自分の時間を作る方法を解説しています。
最後まで読むと無駄な業務とは
サヨナラできて、自分の好きなように
時間を使うことができるので
仕事も生活も楽になりますよ。
セラピストの地図では、ほかにも
セラピストの疑問や不安を解決できる記事を
用意しているのでぜひ覗きにきてください。
セラピストが時間に追われる理由
セラピストが時間に追われる理由は
大きくわけて2つあります。
- 1単位/20分、時間依存性の業務
- 診療以外の多くの業務
順番に解説していきます。
①時間依存性の仕事
セラピストの業務内容は多岐にわたりますが、
最も基本的な業務は診療です。
さてこの診療業務は
1単位20分と決められています。
どんなに経験年数を重ねても、
どんな役職を持っていても、
たとえ新人でもみんな同じ時間です。
技術を磨けば1単位内にできることは
増えるかもしれません。
でも1単位20分という
時間を削ることはできないんです。
これに関しては法律で決められているため
どうすることもできません。
②診療以外の多くの業務
では、どうすればいいのか？
セラピストは診療業務以外にも
たくさんの業務を抱えています。
カルテに書類作成、家屋訪問に後輩指導、
ほかにも実習生指導や委員会業務など
書ききれないほど業務があります。
メールや電話対応も意外と多いですよね。
しかし、ここで疑問を持って欲しいです。
当たり前にしているこれらの業務、
本当に重要な業務なのでしょうか？
時間管理のマトリックスを知る
ここで「時間管理のマトリックス」を紹介します。
スティーブン・R・コビー著
『7つの習慣』に出てくる
時間管理のマトリックスです。
これを見ればわかるように
私たちの活動を決める要因は
緊急度と重要度の2つです。
私たちの活動は4象限の
どれかに当てはまります。
緊急の活動とは、
いますぐ取りかからなければならないこと。
たとえば、目の前で電話がなれば
すぐに取らなければいけないし、
目の前で急変が起これば
すぐ対処しなければなりません。
つまり緊急な活動は
受身的に反応している活動なのです。
一方、重要度はその結果に関係します。
あなたや仲間の業務や価値観、
優先度の高い目標の実現につながります。
重要な活動の難しさは、
反応ではないところです。
つまり、自分から動く必要があります。
緊急度と重要度の話をしましたが、
次は象限を1つずつ説明します。
第1領域 緊急で重要
第1領域は緊急で重要な領域です。
この領域の活動は、
すぐに対応する必要があり、
重大な結果につながるものです。
「危機」や「問題」といわれるものです。
みんながこの領域の問題に
直面しますが、多くの人が
第1領域にばかり没頭してしまいます。
そして第1領域ばかり意識してしまうと
あなたの中で第1領域の占める割合が
大きくなり、常に仕事に追われることになります。
その結果、ストレスが溜まり、
心身の不調を起こしかねません。
第3領域 緊急だけど重要じゃない
順番が前後しますが、
第3領域の説明をします。
第3領域は緊急だが重要でない領域です。
この領域の危険なところは、
「緊急だから重要」と
思い込んでしまうことです。
緊急の業務全てに反応し、
時間のほとんどを使ってしまいます。
ここで重要なのは、
第3領域の緊急度の高さは、
自分にとって緊急なのではなく、
他者の優先順位の高さということです。
第3領域ばかりになると、
視野が狭くなったり、
短絡的思考になったり、
周りに振り回されたりと
自分で動く時間がなくなってしまいます。
第4領域 緊急でも重要でもない
第4領域は緊急でも重要でもない領域です。
この領域だけになるのは
自分にも社会にも無責任な生き方です。
第2領域 緊急じゃないけど重要
さて、ここで第2領域に戻ります。
第2領域は緊急じゃないけど重要な活動です。
緊急ではないので、反応ではなく
自分で動くことが求められます。
人間関係の構築や長期的な計画、
身体を鍛えたり、病気への予防をしたり
やらなければならないけど、
つい後回しにしがちな活動こそが
本当に重要度の高い活動なのです。
この領域に時間をかけることができれば
バランスの取れた生活や
自分自身のコントロール、
危機や問題を少なく過ごすことができます。
無駄な業務をなくして自分の時間を作る方法
これまで、時間管理のマトリックス
について説明してきました。
無駄な業務を減らす方法は、
自分が担当する全ての業務を
マトリックスにあてはめることです。
すると気づく人もいると思いますが、
第1領域と第3領域が圧倒的多く、
第2領域の活動が少ないということです。
無駄な仕事を減らすには
第3領域の業務を減らし、
自分の時間を作るには
第2領域の活動を増やすことが重要です。
第2領域としっかりと向き合うことで、
本当に自分の使う時間がどこなのかがわかります。
緊急度が低いので
自分で考えて動く必要はありますが、
より仕事で成果を出すために、
残業を減らして自分の時間をつくり、
仕事も生活もストレスなく過ごせるようになりましょう。
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